La improvisación en la gestión operativa: el costo invisible para la propiedad horizontal
El día a día de un administrador gira en torno a la ruptura de un tubo, la atención a copropietarios inconformes y un sinnúmero de imprevistos. Muchos administradores de propiedad horizontal se han formado empíricamente en la resolución de novedades urgentes de un edificio residencial y dicen tener muy poco tiempo para planificar.
Cuando le preguntan por qué no trabaja con planes más estructurados, un administrador llamado Roberto responde con una frase que se ha vuelto costumbre en muchas unidades residenciales: “durante años lo hemos hecho así, y funciona bien, ¿para qué cambiarlo?”.
La realidad es que esta forma de gestionar es más común de lo que parece y, aunque en apariencia resuelve problemas inmediatos, esconde un costo invisible que a largo plazo afecta el valor patrimonial, la convivencia y la sostenibilidad financiera de la copropiedad.
En la mayoría de unidades residenciales, la improvisación se ha convertido en el modo habitual de trabajar. La consecuencia es un modelo de gestión reactivo: no hay planes operativos con prioridades definidas, los cronogramas brillan por su ausencia y los indicadores de gestión rara vez forman parte de la discusión. Esto genera desgaste, ineficiencia y una sensación permanente de estar siempre “corriendo detrás del problema”. La improvisación no siempre es evidente a primera vista. Por eso, aquí le proponemos un test rápido para identificar si está presente en su copropiedad:
¿improvisación en su copropiedad?
- El síntoma de la improvisación: las decisiones son reactivas, no existen indicadores claros y la administración depende casi por completo de hojas de cálculo o diversas fuentes de información (incluyendo el cuaderno).
- El costo oculto: el personal administrativo y operativo vive en constante desgaste, se duplican esfuerzos, aumentan los sobrecostos y se deteriora la confianza entre copropietarios.
- El ejemplo en la práctica: proyectos que se alargan indefinidamente, inventarios mal planificados, retrasos en mantenimientos o servicios contratados de manera improvisada.
Si estas señales son frecuentes en su copropiedad, es probable que la improvisación se haya normalizado y que la comunidad esté asumiendo costos que podrían evitarse con una gestión planificada.
El verdadero costo de la improvisación
Más allá del cansancio del administrador y la frustración del consejo de administración, la improvisación genera pérdidas económicas y sociales. Un mantenimiento preventivo ignorado puede duplicar o triplicar su costo cuando el daño ya es crítico. Una mala planificación financiera puede traducirse en cuotas extras inesperadas o en un flujo de caja debilitado.
En términos de convivencia, la falta de procesos claros erosiona la confianza de los residentes, aumenta los conflictos y crea un ambiente hostil que, en lugar de proteger el valor de los activos comunes, lo disminuye.
En pocas palabras, lo que parece un “ahorro de tiempo” al no planificar, se convierte en un costo invisible que pagan todos los copropietarios.
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